Als u kiest voor de tweede optie uit het hoofdmenu van AFO 151, Databases, dan verschijnt een overzicht van de database die reeds zijn gedefinieerd. U kunt met het pictogram een nieuwe toevoegen. Als u dat doet, verschijnt het volgende dialoogvenster:
Betekenis van onderdelen van van eigenschappen van een bibliografisch bestand in Vubis Smart in AFO 151:
|
Kenmerk |
Betekenis |
|
Nummer |
Het database identificatienummer. Het bestand met nummer 1 is altijd een systeembestand, de eerste bibliografische database krijgt dus nummer 2 enzovoort. Bij het creëren van een nieuwe database wordt dit nummer automatisch ingevuld; het is aan te raden dit nummer niet te wijzigen alhoewel dat wel zou kunnen in dit venster. |
|
Naam |
Een naam voor de database die de inhoud kort beschrijft. |
|
Directory |
De directory (namespace geheten binnen de Caché database server) waar de database moet worden opgeslagen. U kunt een andere directory/namespace kiezen dan de huidige namespace, maar dan moet die namespace wel een correcte Vubis Smart namespace zijn. |
|
Formaat |
Het bibliografische formaat voor de database. |
|
Commentaar en notities |
Vrije tekst |
|
Record teller |
Dit is een volgnummer voor de bibliografische records in de database. De teller zal voor een nieuwe database altijd op 0 staan. Nadat de database in gebruik is genomen en gevuld met record ziet u de teller oplopen. Op deze plaats is het mogelijk de teller aan te passen. Waarschuwing: verander de teller nooit van een database die in gebruik is zonder vooraf overleg met de Vubis Smart Gebruikersondersteuning van Geac. |
|
In gebruik |
Zolang dit kenmerk niet is aangevinkt kan de database niet in gebruik worden genomen. U kunt ook later een reeds gebruikte database buiten gebruik stellen zonder hem fysiek te moeten verwijderen. |
|
Aantal kopieën opslaan |
Van een gewijzigd bibliografisch record kunnen eerdere versies worden bewaard. Het aantal versies dat wordt bewaard kan hier worden gedefinieerd. |
|
Inclusief archiefbestand |
Als een bib record wordt geschrapt, en de parameter "Inclusief archiefbestand" staat op Ja, dan wordt de laatste versie van het record bewaard in het archiefbestand. |
|
Inclusief Opac aanvangsdatum eigenschap |
De bedoeling van het kenmerk is dat bij een nieuw record kan worden aangegeven dat het pas vanaf een bepaalde datum zichtbaar wordt in de Opac. Dit kenmerk kan dan goed van pas komen bij het ontwerpen van Community Information databases. |
|
Inclusief Opac verloopdatum eigenschap |
Dit is de tegenhanger van "Include Opac commencing date property". De bedoeling is dat bij een nieuw record kan worden aangegeven dat het vanaf een bepaalde datum niet meer zichtbaar is in de Opac. Ook hier geldt dat het belang kan zijn bij Community Information databases. |
|
Inclusief verloopdatum eigenschap |
Dit kenmerk is vergelijkbaar met "Include Opac expiry date property". Bedoeling is dat bij een nieuw record kan worden aangegeven dat het vanaf een bepaalde datum wordt verwijderd uit de database. Het kenmerk gaat dus een stap verder dan alleen maar "niet meer zichtbaar in de Opac". Ook hier: van belang bij Community Information databases. |
|
Administratieve informatie toegestaan |
Bepaalt of bij bibliografische records gegevens kunnen worden geplaatst zoals plaatskenmerken, tijdschriftabonnementen, bestelgegevens e.d. Is van belang voor bestanden die alleen als achtergrondbestand dienst doen. In die gevallen moet deze parameter op Nee staan. |
|
Nieuw record maken toegestaan |
Of het toegestaan is nieuwe records in te voeren. |
|
Wijzigingen aan records toegestaan |
Of het toegestaan is bestaande records te wijzigen. |
Nadat u bovenstaande definitie heeft opgeslagen dient u deze definitie opnieuw op te roepen door deze database te selecteren uit de lijst en te klikken op het icoon . Nu kunt u nog twee kenmerken aanpassen.
|
Opslag data mapping |
Met deze gegevens wordt van een nieuw of gewijzigd bibliografisch record een overeenkomend record gecreëerd in ^BB, voor koppeling met oude functionaliteit. Alleen Taal en Titel kunnen worden opgegeven, omdat dat de enige verplichte velden zijn die in een record in ^BB behoren te staan. |
|
Weergave data mapping |
Bepaalt de inhoud van een verkorte weergave van een record. Voor elk van de vijf op te geven elementen kan een rij velden of subvelden worden opgegeven. Het eerste gevonden veld in een record uit deze rij wordt dan gebruikt. (Dus als het eerste opgegeven veld niet bestaat, presenteer dan de tweede, is die er ook niet, presenteer dan de derde, etc.) |